Schank am Vereinsfest organisieren – die Checkliste

Die Schank ist das Herz des Fests – hier wird das Geld verdient, hier entsteht die Stimmung, und hier bricht am ehesten Chaos aus, wenn um 21 Uhr plötzlich alle gleichzeitig Durst haben. Das meiste davon lässt sich mit einer halben Stunde Vorbereitung abfangen. Diese Checkliste geht die Punkte durch, die erfahrene Festausschüsse ohnehin im Kopf haben – und einer davon wird gerne vergessen.

Vor dem Fest: die Preisliste festlegen

Legt die Preise früh fest und macht sie allen zugänglich – eine Version, gut lesbar, an jeder Schankstelle dieselbe. Zwei Kleinigkeiten sparen den ganzen Abend Nerven: Glatte Preise (4,00 statt 3,90) verkürzen jede Rechnung, und eine laminierte Liste übersteht auch verschüttetes Bier. Genau diese laminierte Liste ist übrigens der Ausgangspunkt für festl.: abfotografieren, und daraus wird ein Tastenfeld zum Antippen.

Wechselgeld: genug und richtig gestückelt

Der häufigste vermeidbare Engpass. Rechnet mit reichlich Kleingeld und kleinen Scheinen – gerade zu Beginn, wenn viele mit einem großen Schein zahlen. Wichtig fürs spätere Zählen:

• Den Anfangsbestand jeder Kassa vor dem ersten Verkauf aufschreiben.
• Wechselgeld getrennt vom Umsatz halten, nicht munter durchmischen.
• Eine Reserve bereitlegen, die jemand bei Bedarf nachreicht.

Der notierte Anfangsbestand ist die halbe Miete für eine Abrechnung, die am Ende aufgeht – ohne ihn ist jede Differenz unerklärbar.

Helfer einteilen: Schichten statt Dauerdienst

Plant pro Schankstelle mindestens zwei Leute und feste Ablösezeiten. Wer vier Stunden am Stück zapft, wird müde und macht Fehler – und Fehler an der Schank kosten am Ende bares Geld. Weist neue Helfer kurz ein: wo die Preise hängen, wie kassiert wird, wohin das Geld kommt. Weil an der Schank regelmäßig jemand einspringt, der nicht eingeplant war, hilft alles, das ohne Einschulung sofort verständlich ist.

Mehrere Schankstellen sauber trennen

Bierschank, alkoholfreie Bar und Küche führen am besten getrennte Kassen – jede zählt für sich. So seht ihr am Ende nicht nur, ob insgesamt etwas fehlt, sondern auch, wo. Wenn ihr die Stationen digital mitschreibt, lässt sich jede Kassa einzeln abrechnen und mit ihrer Zeile vergleichen; genau dafür gibt es in festl. die Stationsnamen.

Nachschub im Blick behalten

Nichts bremst eine Schank so verlässlich wie warmes Bier und leere Fässer. Legt fest, wer für Nachschub zuständig ist, wie viel gekühlt bereitsteht und ab welchem Punkt nachgeholt wird. Das klingt banal, ist aber am Samstagabend der Unterschied zwischen flüssig und Stau.

Nach dem Fest: abrechnen, solange die Zahlen frisch sind

Zählt die Kassa noch am selben Abend oder am nächsten Morgen – nicht erst nächste Woche. Die Rechnung ist simpel: Anfangsbestand plus Einnahmen minus belegter Ausgaben sollte dem entsprechen, was in der Kassa liegt. Damit ihr wisst, was drin sein müsste, braucht es einen Sollstand – also eine Mitschrift dessen, was tatsächlich kassiert wurde. Wer die Runden mitschreibt, bekommt genau das, und die Differenz zum gezählten Bargeld ist dann erklärbar statt rätselhaft.

Mehr braucht ein gut organisiertes Fest nicht – kein Kassensystem, keine Leihgeräte. Nur eine klare Preisliste, genug Wechselgeld, eingeteilte Helfer und am Ende ein ehrlicher Kassensturz.