Kleines Vereinsfest: Wann es kassenfrei bleibt

Sobald in der Festausschuss-Sitzung das Wort „kleines Vereinsfest" fällt, entspannen sich die Gesichter – denn genau diese Ausnahme nimmt für viele Vereine die Registrierkasse und die Belegpflicht vom Tisch. Nur ist die Begünstigung kein Freibrief: Sie hängt an Bedingungen, und wer eine davon reißt, kann sie ganz verlieren. Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Rechtsstand wieder – er ersetzt keine Steuerberatung und trifft keine Entscheidung für euer konkretes Fest.

Worum es bei dieser Ausnahme geht

Grundsätzlich braucht ein Betrieb in Österreich ab bestimmten Umsatzgrenzen eine Registrierkasse. Wie diese Grenzen zusammenspielen, haben wir im Beitrag zur Registrierkassenpflicht erklärt. Für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Vereine gibt es darüber hinaus eine eigene Erleichterung: Erfüllt ein geselliges Fest die Voraussetzungen des „kleinen Vereinsfests", ist es von der Registrierkassen- und der Belegerteilungspflicht ausgenommen.

Wer überhaupt infrage kommt

Die Begünstigung ist an die Rechtsform geknüpft: Sie richtet sich an Körperschaften, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Freiwillige Feuerwehren sind zwar meist Körperschaften öffentlichen Rechts und damit anders gestellt, doch für ihre Feste wurden die Erleichterungen weitgehend angeglichen. Ob euer Verein die Voraussetzungen erfüllt, ist eine Frage an die Steuerberatung – die Vereinsrichtlinien des BMF ziehen hier die Grenzen.

Die Bedingungen im Überblick

Als „klein" im Sinne der Begünstigung gilt ein Fest nur, wenn es im Wesentlichen die folgenden Punkte einhält:

• In eigener Hand: Organisation, Aufbau und Ausschank liegen im Wesentlichen bei den Vereinsmitgliedern und ihren nahen Angehörigen – nicht bei einem beauftragten Gastronomiebetrieb.
• Zeitlich begrenzt: Das Fest dauert insgesamt nur eine bestimmte Stundenzahl pro Kalenderjahr. Diese Grenze wurde über die Jahre angepasst; die aktuell gültige Zahl steht beim BMF und bei der WKO.
• Verpflegung im Rahmen: Essen und Getränke bleiben in einem ortsüblichen Umfang und werden nicht an einen Unternehmer ausgelagert.
• Musik ortsüblich: Werden Musik- oder Show-Einlagen geboten, sind sie ortsüblich und nur gegen geringe Vergütung.

Der Punkt, an dem die Ausnahme kippt

Entscheidend ist: Diese Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein. Übernimmt ein externer Caterer die Schank, überschreitet das Fest die Stundengrenze oder wächst der Rahmen über das Ortsübliche hinaus, kann die Begünstigung entfallen – und dann stehen Registrierkassen- und Belegpflicht wieder im Raum. Deshalb lohnt es sich, die aktuellen Voraussetzungen jedes Jahr aufs Neue beim BMF oder bei der WKO nachzulesen, statt sich auf das Hörensagen vom letzten Jahr zu verlassen.

Ausnahme heißt nicht: kein Rechnen mehr

Ein Punkt wird dabei oft übersehen: Fällt euer Fest unter die Ausnahme, braucht ihr zwar keine Registrierkasse – das Kopfrechnen an der Schank nimmt euch das aber nicht ab. „Drei Bier, zwei Spritzer, ein Almdudler" bei Lärm und Schlange ist die eigentliche Fehlerquelle, nicht das Finanzamt. Genau dafür ist festl. gedacht: Preisliste abfotografieren, antippen, Summe steht. Es ist ausdrücklich keine Registrierkasse und ersetzt auch keine – es nimmt nur das Zusammenzählen ab, damit am Ende die Kassa stimmt.

Ob ihr überhaupt ein Kassensystem braucht oder ob Preisliste plus Rechner reicht, haben wir in einem eigenen Beitrag ehrlich abgewogen.

Im Zweifel: vorher fragen

Die Ausnahme fürs kleine Vereinsfest ist eine der nützlichsten Regeln für ehrenamtliche Feste – aber sie ist an ihre Bedingungen gebunden. Die verbindlichen Auskünfte bekommt ihr beim Bundesministerium für Finanzen und bei der Wirtschaftskammer Österreich; für euren konkreten Fall ist die Steuerberatung zuständig. Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen zusammengestellt, aber ohne Gewähr – und ersetzt diese Auskünfte nicht.